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0506 Revista HR Magazine: Capacitación justo a tiemp

    
 

Capacitación justo a tiempo

Con los reproductores de MP3, iPods y otros dispositivos móviles, la capacitación del personal avanza a toda velocidad.

Por Elizabeth Agnvall


Muestra de capacitación con podcasts: Podcasts para el cliente de alta tecnología(Grupo Gronstedt)

Lección personal: Para crear un podcast(Digital-Tutors)

Sitio Web: Podcast.net, un directorio de podcasts disponibles

Sitio Web: Aprenda a todo volumen
 
Esos pequeños auriculares asomando furtivamente de sudaderas, buzos y trajes de negocios están por todas partes. Desde los vagones del metro hasta las caminadoras en los gimnasios y los cubículos de las oficinas, millones de personas están conectadas a reproductores de MP3, por lo general iPods de Apple Computer. Los usuarios pueden estar en onda escuchando la última canción de U2 que descargaron de Internet, cantando con Etta James o pasando el tiempo con el último best-seller de James Patterson.

O pueden estar afinando sus habilidades de negocios.

Cada vez más usuarios de reproductores de MP3 escuchan descargas de capacitación corporativa sobre una variedad de temas, desde cómo cerrar un importante trato de negocios hasta cómo optimizar el cambio organizacional y aprender inglés comercial.

Desde su aparición en el verano de 2004, la tecnología MP3 les ha permitido a los usuarios crear contenidos sobre cualquier tema. Estos “podcasts” –las raíces de la palabra son iPod y broadcast (en inglés, transmisión)– permiten a los oyentes suscribirse a un programa y descargarlo automáticamente a una computadora (o a un iPod o reproductor de MP3 conectado a una computadora). Un sistema de formato de datos conocido como Really Simple Syndication, o RSS, facilita que los usuarios sincronicen y actualicen archivos de audio. (Para más información sobre cómo convertir material a podcasts, consulte “ Nociones de Podcasting”.)

Los capacitadores corporativos han comenzado a capitalizar la sencillez de la tecnología y el enorme crecimiento en la cantidad de usuarios de MP3 con archivos multimedia que informan y forman, y además son rentables. Según un informe reciente de eMarketer, grupo de investigación de Internet con oficinas en Nueva York, la cantidad de usuarios de podcast pasó de 800,000 en 2004 a 11.4 millones el último año,,y podría alcanzar los 55 millones en 2010.

El Pew Internet and American Life Project, centro de investigación en Washington, D.C., dice que 11% de los consumidores de Estados Unidos posee actualmente un iPod u otro reproductor de MP3.

A medida que el mundo de los aparatos móviles continúa evolucionando a la velocidad de la luz, les corresponde a los profesionales de RRHH y de capacitación soñar un poco con las posibilidades. Muy pronto, las compañías serán capaces de ofrecer audio y video en tiempo real a todo su personal al mismo tiempo en cualquier lugar del mundo.

La pregunta clave es si la tecnología puede ser útil para la capacitación del personal, y cada vez son más las compañías que responden con un sí. Estas empresas están transformando los contenidos de capacitación en podcasts y, en algunos casos, también se encargan de proporcionar los reproductores de MP3. Dicen que el costo bien vale la inversión, porque los empleados aprovechan la oportunidad para aprender cuando y donde quieran.

 

Nociones de Podcasting

Según los expertos, el podcasting es simple. Todo lo que se necesita es una computadora con parlantes, un micrófono y una conexión a Internet, dice Dave Evans, co-fundador de Hearthis.com, empresa de servicios de podcasting.

“Podcasting es la idea de tomar un archivo multimedia y crear un archivo feed compatible”, explica Evans. “El archivo feed se sindica (redifunde) del mismo modo que se sindica un blog”.

Los oyentes usan tecnología RSS (Really Simple Syndication) para suscribirse al “feed” y descargar nuevos podcasts automáticamente estando en línea. La “sindicación” significa que la gente puede obtener nuevos podcasts que son parte de una serie enviada a sus computadoras sin tener que ir al sitio de Internet una y otra vez para descargarlos. Los usuarios pueden transferirlos a un reproductor de MP3, iPod o teléfono celular con capacidad para lectura de archivos de audio.

(Técnicamente, no se considera podcasting cuando una compañía simplemente crea archivos de audio disponibles para las computadoras de su personal o dispositivos móviles en una serie. Podcasting se refiere al uso RSS para la descarga automática de archivos.)

No se quede a medio camino con esta iniciativa si desea que los usuarios sigan yendo a pedir nuevos podcasts, dice Steve Arneson, vicepresidente senior de aprendizaje y desarrollo del gigante de servicios financieros Capital One, que produce contenidos originales en estudios propios dentro de la empresa a un costo nominal. “Tiene que comprometer recursos para llevarla adelante”, dice. ‘Debe estar dispuesto a mantener la iniciativa”.

Necesitará más que una laptop para crear material propio con sonido profesional en su empresa. A continuación le ofrecemos algunas recomendaciones para empezar:

  • Audacity. Software gratuito de código abierto para grabación y edición de sonido. Está disponible para OS X, Microsoft Windows, GNU/Linux y otros sistemas operativos.
  • Sound Forge. El software de edición profesional de sonido de Sony para Windows, que incluye una variada gama de procesos de audio, herramientas y efectos para manipular audio. Combine el Sound Forge con cualquier placa de sonido compatible con Windows para crear, grabar, editar y refinar archivos de audio. El nivel básico de Sound Forge Audio Studio cuesta unos $70 dólares, mientras que el Sound Forge 8 profesional cuesta unos $300 dólares.
  • Adobe Audition. Graba, mezcla, edita y masteriza en forma digital archivos de audio. Crea música, produce spots de radio y edita grabaciones imperfectas. Combine audio y video usando la integración inteligente con aplicaciones de video de Adobe. El software cuesta unos $350 dólares.
  • Final Cut Studio. Para edición de video y audio, los creadores de podcast con Sun Microsystems recomiendan este software de Apple que cuesta alrededor de $1,300 dólares.
  • Equipamiento de estudio. Invierta en micrófonos de alta calidad (como el Shure SM58, $204 dólares, con cable), grabadoras digitales (la estándar de la industria es la Marantz PMD660, $499 dólares) y auriculares (como los modelos pro de Sony, $50 a $100 dólares) para elevar el nivel de calidad del audio.
-Elizabeth Agnvall

La expansión de los arsenales de los capacitadores

Si bien los expertos están de acuerdo en que la capacitación móvil nunca reemplazará al aprendizaje tradicional cara a cara –al igual que el e-learning no ha podido reemplazar a la instrucción en aula– los dispositivos móviles pueden sumarse al conjunto de herramientas de la capacitación corporativa.

“La consideramos como un engranaje más en la rueda corporativa”, dice Rob Mottola, director de operaciones del NightGlass Media Group, empresa de Duluth, Ga. que produce podcasts y otros materiales multimedia para compañías. Mottola dice que las compañías están apenas descubriendo el potencial de las aplicaciones para dispositivos móviles para el personal.

“Es una forma accesible de transmitir información para capacitar empleados que están muy ocupados, dice Jenna Sweeney, presidenta de CramerSweeney Instructional Design, empresa de Moorestown, N.J. que crea materiales de capacitación corporativa conforme a las necesidades de cada cliente. “Puedes estar en un avión, caminando o andando en bicicleta” y escuchar contenidos de capacitación.

Inspirada en la iniciativa de la Universidad de Duke de entregar iPods a todos los estudiantes, la empresa Capital One con oficinas en McLean, Va., en un programa piloto iniciado en septiembre de 2004, compró 50 iPods para una muestra al azar de asociados y cargó los dispositivos con material generado por Capital One University, la organización de capacitación en servicios financieros de la corporación.

Animada por las opiniones positivas generadas por encuestas sobre el programa piloto, la compañía adquirió 3,000 iPods para distribuirlas entre asociados inscritos en alguno de los 20 cursos más populares impartidos por instructores en la Capital One University.

La compañía se asoció con el proveedor de audiolibros por Internet Audible.com para crear un sitio de aprendizaje en audio dentro del firewall de la compañía, donde los empleados pueden descargar material. En la página Web, Capital One publica desde informes trimestrales de utilidades hasta su serie de conferencistas ejecutivos. La compañía también publica populares libros de negocios que se ajustan a la cultura de la compañía.

Para los cursos de capacitación tradicionales, los instructores solicitan libros y otros materiales de audio que incrementan su acervo, una opción que Geoff Rubin, instructor de un curso de riesgo corporativo en Capital One, considera "una alternativa fantástica".

Steve Arneson, vicepresidente senior de aprendizaje y desarrollo de Capital One, destaca que el aprendizaje en audio es parte del enfoque combinado de la compañía hacia un aprendizaje de aula, multimedia y materiales impresos.

“Muchos de los cursos que elegimos mejorar con contenidos en audio son cursos tradicionales de competencias o habilidades”, dice Arneson. “Seguimos creyendo que compartir el aula con los pares tiene mucho valor. Queremos complementar y mejorar esa experiencia con contenidos en audio”.

Este enfoque parece estar funcionando: En una encuesta aplicada al personal en octubre pasado, 94% de los encuestados dijo que recomendarían el aprendizaje con audio de la compañía a otros, 92% señaló que es una inversión valiosa para Capital One y 93% dijo que era un uso valioso de su tiempo.

Un empleado comentó en el informe de la encuesta: “Me encanta el aprendizaje con audio porque puedo escuchar conferencias o discursos mientras estoy conduciendo, corriendo o trabajando en el patio, contenidos a los que simplemente no tendría acceso de otra manera”. Otra empleada dijo: “Una de las mayores ventajas del iPod es que puedes aprender en tus momentos libres y a la hora que más te convenga y no perder un día entero (o más) con entregables”.

La creación de contenidos

Anders Gronstedt, presidente del Grupo Gronstedt, empresa de Broomfield, Colo. que desarrolla capacitación de vanguardia para compañías, incluidos los podcasts, sostiene que existe una forma correcta y una forma incorrecta de usar la nueva tecnología para capacitar al personal.

“Las compañías deben usar los [podcasts] en un área donde exista una necesidad constante de capacitación, refuerzo y comunicación”, dice Gronstedt. Considerando que se puede armar un nuevo podcast en pocos días –o incluso en unas horas– su utilidad es inigualable para recibir noticias de último momento o brindar capacitación de vanguardia al personal sobre, por ejemplo, habilidades básicas de ventas o desarrollo de productos nuevos.

El podcast debe apegarse a la cultura de la compañía, ser entretenido e incluso un poco perspicaz, dice Gronstedt. Por ejemplo, los podcasts que Gronstedt produce para diversas compañías tienen un formato de programa radial con un conductor, oyentes que llaman y comerciales inventados.

Esto funciona bien porque, mientras que el capacitador en un aula tiene un público cautivo, una sesión a través de un dispositivo móvil compite por la atención del oyente. En el auto, por ejemplo, la gente puede optar por escuchar radio vía satélite, programas periodísticos o música en CD; necesitan una buena razón para elegir el último podcast de capacitación corporativa.

“Existe un auténtico riesgo de que el personal corporativo secuestre esta nueva tecnología” y produzca una versión en audio que imite exactamente la presentación en aula, dice Gronstedt. Si se convierte en una réplica de un seminario de capacitación de una hora, dice, será un fracaso.

Si lo construyes, lo convertirán en podcast

Una forma de generar entusiasmo es permitir al personal crear contenidos. En IBM, por ejemplo, hay una herramienta interna que cualquier empleado –desde un desarrollador de software hasta una asesora financiera– puede usar para publicar podcasts.

La idea, dice Ben Edwards, gerente de comunicaciones con inversores de la casa matriz de IBM en Armonk, N.Y., era poner la herramienta a disposición y dejar que los empleados creativos y tecnológicamente competentes de IBM se hicieran cargo. La compañía publicó lineamientos liberales y confió en el buen criterio del personal.

Los empleados han cargado 156 podcasts desde octubre. El personal puede usar el sitio Web piloto de podcasting para clasificar los podcasts por descarga más popular o hacer una búsqueda por palabras clave. El sitio tiene de todo: desde una batalla de bandas permanente con música creada por empleados de IBM hasta un programa al estilo radial transmitido desde un laboratorio de investigación y desarrollo en Hursley, Inglaterra.

Alexis Conelias, asesora de aprendizaje de IBM Learning en Piscataway, N.J., responsable de la formación y capacitación de los recursos humanos de IBM, empezó a crear podcasts para formación y capacitación en ventas y soluciones para el equipo de ventas mundiales. Los podcasts se valen de entrevistas y debates con expertos internos para enseñar e informar al equipo sobre competidores, productos, clientes, manejo de la información, nuevas iniciativas y soluciones de ventas. Alexis Cornelias promocionó la “Xseries” a través de correos electrónicos y artículos en boletines dirigidos al equipo específico.

“Fue la solución perfecta para tratar de llevar información a nuestro equipo de ventas”, comenta. Dado que la fuerza de venta mundial viaja constantemente, es difícil encontrar un buen momento para la formación presencial o incluso para conferencias telefónicas. Así, el equipo de ventas puede descargar el último segmento a bordo de un tren, en un auto o incluso mientras espera para entrar a una reunión en la oficina del cliente.

“Se adapta a su estilo de vida”, explica Conelias. “Es formación sobre la marcha”. Agrega, sin embargo, que la serie de podcast no reemplaza a otros tipos de formación.

Crece la emoción

Muchas compañías que apenas empiezan a experimentar con este traspaso de la capacitación a dispositivos móviles, se concentran en grupos internos –grandes y pequeños– con necesidades específicas que puedan beneficiarse más de la opción de “aprendizaje móvil”.

En el gigante del almacenaje de información EMC Corp., situado en Hopkinton, Mass., la sugerencia de un representante de ventas generó la idea de ofrecer capacitación a través de podcasts a 7,000 empleados de ventas.

Si bien la compañía utiliza una serie de cursos de e-learning, James Hunsicker, gerente de formación en ventas y programas de productividad de la división de Servicios Educativos de EMC, dice que la fuerza móvil de ventas rara vez dispone de tiempo extra para sentarse frente a una computadora.

“Muchos representantes de ventas en el sector nos dicen que el mejor momento que tienen para capacitarse es cuando van en el auto”, dice. Hunsicker principalmente extrae archivos de audio de materiales de capacitación que la compañía ya posee. Los empleados descargan los archivos a reproductores de MP3, iPods o CD, y los escuchan mientras van o vuelven de una cita de ventas a bordo de su auto. Para promover la concientización y el uso de la capacitación disponible en formato MP3, EMC adquirió 200 iPods para entregarlas al personal.

Hay varios tipos de archivos de audio para descargar a través de la intranet de la empresa.

Hunsicker crea las pistas de audio a partir del programa bisemanal OnMessage, disponible en formato MP3. Este programa de 50 minutos de duración al estilo de un noticiero de TV brinda información que va desde mejorar la experiencia del cliente hasta lanzamientos de productos nuevos y estrategias clave para el año siguiente. EMC ha registrado varios miles de descargas desde el lanzamiento de la biblioteca de podcasts de capacitación en noviembre.

“Se trata de facilitarles las cosas a los representantes de ventas para que puedan aprovechar la capacitación disponible donde quiera que estén y en el momento en que lo deseen”, dice Hunsicker.

Jim Wilson, asesor técnico de cuentas de EMC Federal en McLean, Va., aprecia el carácter portátil que le permite actualizarse en marketing y capacitación todos los días durante la hora que tarda en llegar al trabajo. “Aprovecho muy bien el tiempo y agradezco el trabajo que invirtieron en producirlos”, dice Wilson. “El OnMessage está muy bien producido, especialmente comparado con los otros podcasts que suelo escuchar”.

Wilson también aprecia la posibilidad de optar entre escuchar un curso de capacitación en su computadora o descargarlo en su iPod y llevarlo consigo. Los podcasts “definitivamente mejoraron mi productividad de maneras en que la capacitación tradicional no lo habría logrado”, añade. “Por ejemplo, con nuestra última oferta de hardware, el DMX-3, vi que había un video de OnMessage, pero nunca tuve tiempo para sentarme a mirarlo durante 30 o 45 minutos. Obtengo la misma información del MP3 [sin el video, claro está] y siento que tiene el mismo impacto, si no es que aun mayor, que si me sentase a mirarlo”.

Al reconocer la demanda de podcasts en video del personal, EMC considera poner a su disposición capacitaciones en video iPods y a través de dispositivos BlackBerry.

Yo quiero mi video iPod

EMC no es la única compañía que está actualizándose a podcasting en video. Athena Online, una empresa con oficinas en Oakland, Calif., que se encarga de desarrollar materiales de aprendizaje por computadora y en línea para compañías de la lista de la Revista Fortune 500, ya produce video y audio en tiempo real, audio y animación para ofrecer informes de cinco minutos en portales Web personalizados. Lo más lógico fue pasar a los reproductores de MP3, dice el CEO Jon Peters.

En junio pasado, la compañía empezó a agregar versiones de audio en MP3 de contenidos educativos para sus suscriptores. Ahora la compañía está trabajando con MCAP, compañía hipotecaria con oficinas en Toronto, para brindar contenidos en audio y video para video iPods.

Karen Calder, directora de aprendizaje y desarrollo de liderazgo de MCAP, empresa con 700 empleados, dice que este tipo de capacitación podría zanjar la brecha entre el aprendizaje en el aula y el conocimiento en el trabajo. Señala que el personal puede usar este tipo de “orientación a solicitud” para tener acceso a estrategias, consejos y técnicas útiles para enfrentar cuestiones complejas exactamente cuando estén listos para aprovecharla. “Se convierte en algo altamente relevante y oportuno, que es justamente lo que necesitan los recursos humanos del siglo XXI”, dice Calder. “No quieren toda la información de una sola vez, sino pequeños fragmentos que puedan usar”.

Formatos

Sun Microsystems de Santa Clara, Calif., usa podcasting para los consejos de la semana dirigidos a sus desarrolladores de software java, y un grupo de recursos humanos de Sun brinda consejos de gestión de audio para que los ejecutivos puedan descargarlos.

Algunos tipos de materiales no se adecuan bien a los podcasts, dice Jenny Dearborn, gerente de nivel superior de aprendizaje y desarrollo de operaciones mundiales de Sun. Por ejemplo, cree que sería ineficaz producir capacitación sobre acoso sexual o diversidad para iPods. La información altamente sensible o de marca registrada tampoco es adecuada para el aprendizaje con iPod o MP3.

Además, Dearborn sugiere que el material altamente técnico no debe durar más de tres a cinco minutos. La calidad es importante, pero si los usuarios están ávidos de información, estarán dispuestos a escuchar aunque la calidad del sonido no sea perfecta, dice ella. Sin embargo, es probable que eso cambie a medida que la gente se vaya acostumbrando a lo novedoso de la nueva tecnología y aspire a contar con mejores gráficos y una mayor interactividad.

Un futuro prometedor

Hoy en día, las compañías adquieren dispositivos multimedia para ejecutivos, personal de ventas y otros empleados móviles. Pero a medida que los contenidos multimedia en teléfonos celulares y otros dispositivos se vuelvan omnipresentes, la distribución llegará a toda clase de empleados.

Los expertos anticipan un día en que los empleados de compañías eléctricas puedan ver un video sobre cómo reparar una línea caída justo antes de recibir una llamada de servicio, o los pilotos puedan repasar una nueva lista de verificación de seguridad antes de despegar. El único límite al tipo y alcance de la capacitación será la imaginación de las personas a cargo de crear los contenidos.

“A medida que los sistemas se vuelvan más sólidos, la gente podrá sumar interactividad, las lecciones se prolongarán y [el personal] creará software para cursos”, dice Peters. “Esos serán los estándares del aprendizaje móvil”.


Elizabeth Agnvall es escritora independiente y radica en Washington, D.C.

 

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